Про затвердження Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян РАЗВЕРНУТЬ ПОИСК CВЕРНУТЬ ПОИСК
2017.12.03 22:40
Про затвердження Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
24.07.2008  № 1269/5
 

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

25 липня 2008 р.

за № 691/15382

 

Про затвердження Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян

 

{Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції України

№ 1464/5 від 01.09.2008

№ 2051/5 від 28.11.2008

№ 257/5 від 12.02.2009

№ 1487/5 від 18.08.2009

№ 1041/5 від 14.05.2010

№ 2046/5 від 30.08.2010

№ 112/5 від 20.01.2012

№ 170/5 від 24.01.2013

№ 1607/5 від 02.08.2013

№ 2784/5 від 27.12.2013

№ 921/5 від 13.06.2014

№ 1517/5 від 10.09.2014

№ 2079/5 від 09.12.2014

№ 247/5 від 24.02.2015

№ 1189/5 від 09.07.2015

№ 14/5 від 06.01.2016

№ 1235/5 від 27.04.2016

№ 3447/5 від 02.12.2016

№ 3773/5 від 26.12.2016

№ 616/5 від 21.02.2017}

 

Відповідно до пункту 5 постанови Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року № 1064 «Про затвердження Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян» (зі змінами)

 

НАКАЗУЮ:

 

  1. Затвердити Інструкцію з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, що додається.
  2. Унести до Правил реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції від 18 жовтня 2000 року № 52/5 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 22 листопада 2007 року № 1154/5), зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2000 року за № 719/4940, такі зміни:

{Пункт 2.1 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 1464/5 від 01.09.2008}

2.2. У главі 2 розділу III:

в абзаці другому пункту 14 цифри «10» замінити цифрою «8»;

{Абзац третій пункту 2.2 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 1464/5 від 01.09.2008}

в абзацах першому та третьому пункту 16 цифри та літеру «13», «13-а», «12» замінити відповідно цифрами «10», «11», «9».

2.3. У главі 3 розділу III:

в абзаці першому пункту 1 цифри «14» замінити цифрами «12»;

у пункті 27 цифри «15» замінити цифрами «13».

2.4. У главі 4 розділу III:

в абзаці першому пункту 4 цифри «17» замінити цифрами «15»;

у пункті 11 цифри «18» замінити цифрами «16»;

в абзацах першому та третьому пункту 12 цифри «19» та «16» замінити відповідно цифрами «17», «14»;

у пункті 18 цифри «20» та «50» замінити відповідно цифрами «18», «33»;

в абзаці першому пункту 21 цифри «21» замінити цифрами «19»;

у пункті 24 цифри «15» замінити цифрами «13».

2.5. У главі 5 розділу III:

у пункті 2 цифри «22» замінити цифрами «20»;

в абзаці першому пункту 10 цифри «23, 24» замінити відповідно цифрами «21, 22»;

в абзаці першому пункту 12 цифри «25» замінити цифрами «23»;

у пункті 14 цифри «26, 27» замінити відповідно цифрами «24, 25».

2.6. У розділі IV:

в абзаці другому пункту 1 цифри «28-33» замінити цифрами «26-31»;

в абзаці другому пункту 12 слова та цифри «повідомлення про відсутність актового запису цивільного стану за встановленою формою (додаток 49)» замінити словами «витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану»;

в абзаці першому пункту 13 слова та цифри «видана довідка про проведену реєстрацію за формою та в порядку, передбаченими цими Правилами (додатки 36-48)» замінити словами «виданий витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про проведену реєстрацію за формою та в порядку, передбаченими цими Правилами та Інструкцією з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, що затверджується Міністерством юстиції України»;

в абзаці другому слово «довідку» замінити словами «витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про шлюб щодо підтвердження дошлюбного прізвища», слово та цифри «(додатки 34, 35)» виключити.

2.7. Додатки 8, 9, 11, 34-40, 42-49 до Правил виключити, у зв’язку з чим додаток 10 уважати додатком 8, додатки 12 — 33 відповідно додатками 9 — 31, додаток 41 — додатком 32, додаток 50 — додатком 33.

  1. Державному підприємству «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України впровадити Державний реєстр актів цивільного стану громадян з 20.12.2008.

{Пункт 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2051/5 від 28.11.2008}

  1. Затвердити строки внесення до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відомостей, що містяться в книгах реєстрації актів цивільного стану, які зберігаються в архівах відділів реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції, згідно з додатком 1 до цього наказу.

{Пункт 4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 170/5 від 24.01.2013}

  1. Департаменту у справах цивільного стану громадян (Кунда В.В.):

5.1. Подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (зі змінами).

5.2. Довести цей наказ до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

  1. Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі довести цей наказ до відома відділів реєстрації актів цивільного стану та забезпечити його належне застосування в роботі.
  2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступників Міністра юстиції Ємельянову І.І. та Цоклана В.І.
  3. Наказ набуває чинності одночасно з початком функціонування Державного реєстру актів цивільного стану громадян.
 

Міністр

 

М. Оніщук

 

 

 

 

Додаток

до наказу Міністерства

юстиції України

24.07.2008  № 1269/5

(у редакції наказу

Міністерства юстиції України

24.01.2013 № 170/5)

СТРОКИ

внесення до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відомостей, що містяться в книгах державної реєстрації актів цивільного стану, які зберігаються в архівах відділів державної реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, районних, районних у містах, міських

(міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції

№ з/п Найменування адміністративно-територіальної одиниці Період Строки внесення до Реєстру
1 Автономна Республіка Крим 1995-1950 роки 4 роки
2 Вінницька область 1995-1950 роки 5 років
3 Волинська область 1995-1950 роки 4 роки
4 Дніпропетровська область 1995-1950 роки 4 роки 6 місяців
5 Донецька область 1995-1950 роки 5 років
6 Житомирська область 1995-1950 роки 5 років
7 Закарпатська область 1995-1950 роки 5 років
8 Запорізька область 1995-1950 роки 4 роки
9 Івано-Франківська область 1995-1950 роки 4 роки 6 місяців
10 Київська область 1995-1950 роки 4 роки 6 місяців
11 Кіровоградська область 1995-1950 роки 4 роки
12 Луганська область 1995-1950 роки 5 років
13 Львівська область 1995-1950 роки 5 років
14 Миколаївська область 1995-1950 роки 4 роки
15 Одеська область 1995-1950 роки 4 роки 6 місяців
16 Полтавська область 1995-1950 роки 4 роки
17 Рівненська область 1995-1950 роки 4 роки 6 місяців
18 Сумська область 1995-1950 роки 4 роки 6 місяців
19 Тернопільська область 1995-1950 роки 5 років
20 Харківська область 1995-1950 роки 4 роки 6 місяців
21 Херсонська область 1995-1950 роки 4 роки
22 Хмельницька область 1995-1950 роки 5 років
23 Черкаська область 1995-1950 роки 4 роки 6 місяців
24 Чернівецька область 1995-1950 роки 4 роки 6 місяців
25 Чернігівська область 1995-1950 роки 4 роки 6 місяців
26 м. Київ 1995-1950 роки 4 роки
27 м. Севастополь 1995-1950 роки 4 роки
№ з/п Найменування адміністративно-територіальної одиниці Строки внесення до Реєстру
період 1996-2008 роки період 1949-1945 роки
1 Автономна Республіка Крим 1 рік 4 місяці 8 місяців
2 Вінницька область 2 роки 6 місяців 4 роки 5 місяців
3 Волинська область 2 роки 2 місяці 1 рік 11 місяців
4 Дніпропетровська область 2 роки 3 місяці 1 рік 3 місяці
5 Донецька область 2 роки 7 місяців 1 рік 6 місяців
6 Житомирська область 2 роки 4 місяці 2 роки 2 місяці
7 Закарпатська область 3 роки 1 місяць 2 роки 1 місяць
8 Запорізька область 2 роки 2 місяці 1 рік 2 місяці
9 Івано-Франківська область 2 роки 6 місяців 1 рік 5 місяців
10 Київська область 2 роки 4 місяці 1 рік 10 місяців
11 Кіровоградська область 1 рік 10 місяців 1 рік 9 місяців
12 Луганська область 2 роки 7 місяців 1 рік 8 місяців
13 Львівська область 3 роки 2 роки 4 місяці
14 Миколаївська область 2 роки 1 місяць 1 рік 5 місяців
15 Одеська область 2 роки 4 місяці 1 рік 8 місяців
16 Полтавська область 1 рік 11 місяців 1 рік 9 місяців
17 Рівненська область 2 роки 5 місяців 1 рік 6 місяців
18 Сумська область 2 роки 2 роки 2 місяці
19 Тернопільська область 2 роки 11 місяців 2 роки 1 місяць
20 Харківська область 2 роки 7 місяців 2 роки 3 місяці
21 Херсонська область 2 роки 1 рік 2 місяці
22 Хмельницька область 2 роки 6 місяців 2 роки 6 місяців
23 Черкаська область 2 роки 3 місяці 2 роки
24 Чернівецька область 2 роки 9 місяців 2 роки 3 місяці
25 Чернігівська область 2 роки 1 місяць 2 роки 2 місяці
26 м. Київ 2 роки 6 місяців 1 рік 1 місяць
27 м. Севастополь 2 роки 1 місяць 6 місяців

{Додаток в редакції Наказу Міністерства юстиції № 170/5 від 24.01.2013}

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства

юстиції України

24.07.2008  № 1269/5

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

25 липня 2008 р.

за № 691/15382

 

ІНСТРУКЦІЯ

з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян

 

{У тексті Інструкції та додатках до неї слова «акта цивільного стану» замінено словами «акту цивільного стану», слова «всиновлення», «всиновлена», «всиновитель», «постановлено рішення», «постановлене рішення», «прізвище, ім’я, по батькові» у всіх відмінках та числах замінено відповідно словами «усиновлення», «усиновлена», «усиновитель», «ухвалено рішення», «ухвалене рішення», «прізвище, власне ім’я, по батькові» у відповідних відмінках та числах згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1487/5 від 18.08.2009}

{У тексті Інструкції та додатках до неї слово «реєстрація» у всіх відмінках та числах замінено словами «державна реєстрація» у відповідних відмінках та числах згідно з Наказом Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012}

{У тексті Інструкції слова «Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі», «головні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі» у всіх відмінках і числах замінено відповідно словами «Головне територіальне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні територіальні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі», «головні територіальні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі» у відповідних відмінках і числах згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1189/5 від 09.07.2015}

{У тексті Інструкції слова «до органу внутрішніх справ» замінено словами «до територіального органу Національної поліції України», слова «до державних податкових органів» замінено словами «до територіальних органів Державної фіскальної служби України», слова «або у районі проведення антитерористичної операції» виключено згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3447/5 від 02.12.2016}

  1. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція визначає порядок внесення до Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі — Реєстр) відомостей про народження фізичної особи та її походження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, усиновлення, позбавлення та поновлення батьківських прав, а також установлює форми витягів з Реєстру та умови їх видачі.

1.2. У цій Інструкції терміни вживаються в значенні, наведеному в Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року № 1064 (зі змінами).

1.3. На запити фізичних осіб та державних органів, органів місцевого самоврядування (їх посадових осіб), а також шляхом безпосереднього доступу посадових осіб державних органів, нотаріусів до Реєстру у випадках, передбачених законом, з Реєстру видаються (отримуються) такі форми витягів:

{Абзац перший пункту 1.3 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 921/5 від 13.06.2014; в редакції Наказів Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016, № 3773/5 від 26.12.2016}

а) витяг з Реєстру, що містить окремі відомості певного актового запису цивільного стану, зміни та іншу інформацію, унесену до нього, або відомості про відсутність такого запису;

б) повний витяг з Реєстру, що містить усі відомості певного актового запису цивільного стану, зміни та іншу інформацію, унесену до нього, або відомості про відсутність такого запису.

{Пункт 1.3 роділу І в редакції Наказу Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012}

1.4. Реєстраційний номер, за яким зареєстровано внесення відомостей про акт цивільного стану, складається з номера актового запису цивільного стану в Реєстрі та порядкового номеру запису Реєстру.

Номер актового запису цивільного стану в Реєстрі — унікальна послідовність цифр, яка автоматично присвоюється кожному запису про акт цивільного стану та є обов’язковим реквізитом витягу з Реєстру.

Порядковий номер запису Реєстру — це унікальна послідовність символів, яка формується автоматично та присвоюється первинному запису про особу, унесеному до Реєстру, є обов’язковим реквізитом будь-якого документа Реєстру, не підлягає заміні чи знищенню.

1.5. Реєстр ведеться українською мовою.

  1. Унесення відомостей до Реєстру

2.1. Загальні норми внесення відомостей та заповнення актових записів цивільного стану, які вносяться до Реєстру

2.1.1. Відомості актових записів про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, складених органами державної реєстрації актів цивільного стану, а також дипломатичними представництвами та консульськими установами України, підлягають обов’язковому внесенню до Реєстру.

2.1.2. Актові записи про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть складаються за єдиним зразком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 10 листопада 2010 № 1025 «Про затвердження зразків актових записів цивільного стану, описів та зразків бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану».

{Пункт 2.1.2 пункту 2.1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012}

2.1.3. Актові записи цивільного стану складаються реєстратором у Реєстрі українською мовою у присутності заявника та друкуються на паперових носіях у двох примірниках, кожний з яких нумерується одним і тим самим номером.

Нумерація актових записів цивільного стану кожного виду державної реєстрації починається з першого номера і ведеться послідовно протягом року з 1 січня до 31 грудня включно.

Паперові носії актового запису цивільного стану прочитує заявник та у відповідних графах проставляє свій підпис.

Після цього паперові носії актових записів цивільного стану підписують посадова особа, яка провела державну реєстрацію акту цивільного стану, і керівник органу державної реєстрації актів цивільного стану та засвідчуються гербовою печаткою органу державної реєстрації актів цивільного стану.

2.1.4. При складанні актового запису цивільного стану в Реєстрі або внесенні його відомостей до Реєстру номер актового запису в Реєстрі присвоюється автоматично та фіксується дата і час його складання (унесення).

Номер актового запису в Реєстрі та дата його складання в Реєстрі (внесення до Реєстру) зазначаються на паперових примірниках актового запису в графі «Для відміток».

2.1.5. Якщо надалі до актового запису цивільного стану вносяться зміни або здійснюються інші відмітки і на лицьовому боці паперового носія актового запису цивільного стану зазначаються підстави їх унесення, то одночасно аналогічні зміни та доповнення, інші відмітки та підстави їх унесення вносяться до Реєстру.

{Абзац перший пункту 2.1.5 пункту 2.1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012}

У разі анулювання актового запису цивільного стану до Реєстру вносяться відомості із зазначенням дати і номера рішення суду або висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану, яким складено висновок, чи повного найменування суду, яким ухвалене рішення.

У разі внесення до Реєстру відомостей про зміни та анулювання актового запису у Реєстрі також зазначаються найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, посадова особа якого внесла зміни, та прізвище, власне ім’я, по батькові особи, що внесла відомості, її посада; дата і час унесення цих відомостей до Реєстру.

{Абзац третій пункту 2.1.5 пункту 2.1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012}

2.1.6. Зміни або інші відмітки вносяться до актового запису цивільного стану за наявності в архіві відділу державної реєстрації актів цивільного стану паперового носія цього актового запису та його відомостей у Реєстрі.

{Абзац перший пункту 2.1.6 пункту 2.1 роділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012}

Перед унесенням змін до актового запису цивільного стану реєстратор перевіряє наявність даних щодо такого запису в Реєстрі. У разі відсутності відомостей такого актового запису реєстратор уносить їх до Реєстру, після чого зміни та доповнення вносяться до паперового носія актового запису цивільного стану та до його відомостей в Реєстрі.

{Абзац другий пункту 2.1.6 пункту 2.1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012}

При внесенні змін до паперового носія актового запису про народження щодо дати та місця народження повнолітньої особи до Реєстру також вносяться відомості про громадянство та місце проживання особи, відносно якої внесено зміни.

{Пункт 2.1.6 глави 2.1 розділу II доповнено абзацом третім згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1487/5 від 18.08.2009}

При внесенні змін до паперового носія актового запису про шлюб відповідно до статті 53 Сімейного кодексу України до Реєстру також вносяться відомості про місце проживання особи, відносно якої змінено прізвище.

{Пункт 2.1.6 глави 2.1 розділу II доповнено абзацом четвертим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1487/5 від 18.08.2009}

2.1.7. При державній реєстрації акту цивільного стану реєстратор видає свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану на підставі актового запису цивільного стану, складеного в електронному вигляді та на паперовому носії, у повній відповідності до нього.

Якщо оригінал свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану вкрадено, загублено, пошкоджено чи знищено, реєстратор повторно видає свідоцтво на підставі актового запису цивільного стану, складеного як в електронному вигляді, так і на паперовому носії.

Перед повторною видачею свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану на підставі актового запису цивільного стану, складеного на паперовому носії, реєстратор перевіряє наявність у Реєстрі даних цього актового запису цивільного стану та їх відповідність паперовому носію. У разі відсутності відомостей такого актового запису реєстратор попередньо вносить їх до Реєстру.

На підставі актового запису, складеного в електронному вигляді, реєстратор повторно видає свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану після отримання від відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актового запису цивільного стану підтвердження про відповідність відомостей у Реєстрі даним актового запису цивільного стану.

Витребування та направлення зазначеного підтвердження здійснюються в порядку та строки, встановлені пунктом 3.11 розділу ІІІ цієї Інструкції.

Реєстратор видає повторно свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану без підтвердження у разі зберігання актового запису цивільного стану на тимчасово окупованій території України.

У разі внесення змін до актового запису цивільного стану чи його поновлення повторна видача свідоцтва здійснюється на підставі паперового носія актового запису цивільного стану.

{Пункт 2.1.7 глави 2.1 розділу ІІ в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2079/5 від 09.12.2014}

2.1.8. У разі відсутності в архіві відділу державної реєстрації актів цивільного стану паперового носія актового запису цивільного стану, але за наявності його відомостей в Реєстрі, видача повторних свідоцтв, витягів з Реєстру, а також унесення змін або інших відміток до Реєстру можливі лише після поновлення паперового носія актового запису з дотриманням вимог чинного законодавства та внесення відомостей поновленого актового запису до Реєстру.

Актовий запис цивільного стану не поновлюється у випадку внесення відділами державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції у Донецькій, Луганській, Херсонській областях  відповідної відмітки до Реєстру на підставі актового запису про розірвання шлюбу, рішень судів про розірвання шлюбу, про позбавлення або поновлення батьківських прав, якщо паперовий носій актового запису цивільного стану зберігається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, розташованому на території проведення антитерористичної операції.

{Пункт 2.1.8 глави 2.1 розділу II доповнено новим абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1189/5  від 09.07.2015; із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016, № 3447/5 від 02.12.2016}

Після поновлення паперового носія актового запису цивільного стану в Реєстрі у відомостях утраченого актового запису цивільного стану зазначається про поновлення актового запису (дата складання та номер поновленого актового запису в книзі державної реєстрації актів цивільного стану, назва органу державної реєстрації актів цивільного стану, яким поновлено актовий запис), а також про те, що відомості не можуть бути використані при видачі повторних свідоцтв або витягів з Реєстру. У цьому разі видача повторних свідоцтв або витягів з Реєстру здійснюється лише на підставі поновленого актового запису цивільного стану.

Положення абзаців першого та третього цього пункту не застосовуються при повторній видачі свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, якщо оригінал свідоцтва вкрадено, загублено, пошкоджено чи знищено, а паперовий носій актового запису цивільного стану зберігається на тимчасово окупованій території України.

{Пункт 2.1.8 глави 2.1 розділу ІІ доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2079/5 від 09.12.2014; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1189/5 від 09.07.2015}

{Пункт 2.1.8 глави 2.1 роділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012}

2.1.9. Якщо паперовий носій актового запису цивільного стану, відомості якого вносяться до Реєстру, передбачає дані щодо національності, вони також зазначаються і в Реєстрі.

2.1.10. Відомості паперових носіїв актових записів цивільного стану, які складені недержавною мовою, уносяться до Реєстру українською мовою.

2.1.11. У разі тимчасової відсутності доступу до Реєстру (через перебої в електропостачанні, електрозв’язку тощо ), як виняток, допускається складання реєстратором актових записів цивільного стану без використання Реєстру з подальшим обов’язковим внесенням відомостей цих актових записів до Реєстру в день усунення причин, що перешкоджали доступу до Реєстру або не пізніше наступного робочого дня у разі усунення причин поза робочим часом відділу.

{Абзац перший пункту 2.1.11 глави 2.1 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

Допускається складання реєстратором актових записів про шлюб без використання Реєстру у випадках державної реєстрації шлюбу за місцем проживання наречених, за місцем надання стаціонарної медичної допомоги або в іншому місці, якщо вони не можуть з поважних причин прибути до відділу державної реєстрації актів цивільного стану, з подальшим обов’язковим внесенням відомостей цих актових записів до Реєстру не пізніше наступного робочого дня після проведення державної реєстрації.

{Пункт 2.1.11 глави 2.1 розділу II доповнено абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1041/5 від 14.05.2010}

{Абзац третій пункту 2.1.11 глави 2.1 розділу II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2046/5 від 30.08.2010}

У таких випадках внесення до Реєстру відомостей актових записів цивільного стану провадиться у порядку, передбаченому пунктом 4.5 розділу IV, за винятком внесення до Реєстру позначки «Архівний». У графі «Для відміток» паперового носія такого актового запису додатково зазначаються причини, які призвели до державної реєстрації акту цивільного стану без використання Реєстру, та унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності) з подальшим обов’язковим внесенням його до відповідних даних Реєстру .

{Абзац третій пункту 2.1.11 глави 2.1 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3447/5 від 02.12.2016}

{Абзац п’ятий пункту 2.1.11 глави 2.1 розділу II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 1041/5 від 14.05.2010}

{Главу 2.1 розділу II доповнено пунктом 2.1.11 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 257/5 від 12.02.2009}

2.2. Відомості, які містяться в Реєстрі

2.2.1. Записи в Реєстрі про народження фізичної особи та її походження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, усиновлення містять такі загальні відомості:

а) реєстраційний номер, за яким зареєстровано внесення відомостей про акт цивільного стану;

б) відомості щодо актового запису:

дата внесення до Реєстру;

відомості про реєстратора;

в) відомості про видані свідоцтва:

серія та номер свідоцтва;

дата видачі свідоцтва;

серія та номер повторно виданих свідоцтв, дата їх видачі;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, який видав свідоцтво;

відомості про посадову особу органу державної реєстрації актів цивільного стану, яка видала свідоцтво (прізвище, власне ім’я, по батькові та посада);

відомості про особу, яка отримала повторне свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану (прізвище, власне ім’я, по батькові).

{Підпункт «в» глави 2.2 розділу II доповнено абзацом сьомим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 257/5 від 12.02.2009}

2.2.2. Запис у Реєстрі про народження фізичної особи та її походження містить:

а) відомості щодо актового запису про народження:

номер актового запису у відповідній книзі державної реєстрації актів цивільного стану;

дата складання актового запису;

відомості про державну реєстрацію з пропуском строку;

відомості про поновлення актового запису;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, що здійснив державну реєстрацію акту цивільного стану;

прізвище, власне ім’я, по батькові особи, що здійснила державну реєстрацію, її посада;

відмітки;

б) номер статті Сімейного кодексу України, відповідно до якої проведена державна реєстрація народження (статті 126, 133, 135 Сімейного кодексу України);

в) відомості про дитину:

прізвище, власне ім’я, по батькові;

стать;

дата народження;

місце народження (держава, область, район, місто/селище (село));

кількість народжених дітей від одних пологів (числове значення словами);

живонароджена чи мертвонароджена (зазначається словами);

яка за рахунком дитина народилась у матері, включаючи новонародженого (враховуючи померлих і не враховуючи мертвонароджених) (невідомо або перша, друга, третя і так далі — числове значення словами);

відомості про документи, що підтверджують факт народження дитини (назва документа, номер, ким виданий, дата видачі);

{Абзац дев’ятий підпункту «в» підпункту 2.2.2 пункту 2.2 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1607/5 від 02.08.2013}

г) відомості про батьків:

прізвище, власне ім’я, по батькові;

дата народження;

громадянство (зазначається словами, що є громадянином(кою) відповідної держави або особою без громадянства);

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);

{Підпункт «г» підпункту 2.2.2 пункту 2.2 розділу II доповнено новим абзацом п’ятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3447/5 від 02.12.2016}

місце проживання (держава, область, район, місто/селище(село), вулиця, будинок, квартира);

ґ) підстава запису відомостей про батька (зазначається одна з наведених підстав):

державна реєстрація шлюбу (місце та дата державної реєстрації, номер актового запису про шлюб у книзі державної реєстрації актів цивільного стану);

спільна заява батьків чи заява батька про визнання батьківства (дата подання заяви);

рішення суду про визнання батьківства чи про встановлення факту батьківства (материнства) (найменування суду, дата винесення та номер рішення суду);

при відсутності вищезазначених документів, а також у разі встановлення режиму окремого проживання за рішенням суду — заява матері дитини (дата подання заяви);

д) відомості про стосунок до військової служби (де перебуває на військовому обліку, назва міста та номер поштової скриньки військової частини, де він служить, не перебуває на військовому обліку) (у разі визнання батьківства) (за наявності);

е) відомості про заявника:

прізвище, власне ім’я, по батькові;

адреса (держава, область, район, місто/селище (село), вулиця, будинок, квартира);

відомості про паспорт або паспортний документ заявника (назва документа, серія, номер, ким виданий, дата видачі).

{Пункт 2.2.2 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 616/5 від 21.02.2017}

2.2.3. Запис у Реєстрі про смерть містить:

а) відомості щодо актового запису про смерть:

номер актового запису у відповідній книзі державної реєстрації актів цивільного стану;

дата складання актового запису;

відомості про поновлення актового запису;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, що здійснив державну реєстрацію акту цивільного стану;

прізвище, власне ім’я, по батькові особи, що здійснила державну реєстрацію, її посада;

відмітки;

б) відомості про померлу особу:

прізвище, власне ім’я, по батькові;

стать;

громадянство (зазначається словами, що є громадянином/громадянкою відповідної держави або особою без громадянства);

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);

{Підпункт «б» підпункту 2.2.3 пункту 2.2 розділу II доповнено новим абзацом п’ятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3447/5 від 02.12.2016}

дата смерті (число, місяць, рік);

вік (зазначаються роки; у випадках, якщо це дитина віком до одного року, необхідно вказувати кількість місяців і днів);

місце смерті (держава, область, район, місто/селище(село));

причина смерті;

дата народження;

місце народження (держава, область, район, місто/селище(село));

місце проживання (держава, область, район, місто/селище(село), вулиця, будинок, квартира);

відомості про документи, що підтверджують факт смерті (назва документа, номер, ким виданий, дата видачі);

в) відомості про заявника:

прізвище, власне ім’я, по батькові;

адреса (держава, область, район, місто/селище (село), вулиця, будинок, квартира);

відомості про паспорт або паспортний документ заявника (назва документа, серія, номер, ким виданий, дата видачі);

г) відомості про вилучені документи у зв’язку з державною реєстрацією смерті особи:

найменування документа, серія, номер, дата видачі, ким виданий;

військове звання (категорія) (призовник);

{Підпункт «г» пункту 2.2.3 глави 2.2 розділу II доповнено новим абзацом третім згідно з Наказом Міністерства юстиції № 616/5 від 21.02.2017}

орган, якому передаються документи.

2.2.4. Запис у Реєстрі про шлюб містить:

а) відомості щодо актового запису про шлюб:

номер актового запису у відповідній книзі державної реєстрації актів цивільного стану;

дата складання актового запису;

відомості про поновлення актового запису;

дата державної реєстрації шлюбу;

{Підпункт «а» пункту 2.2.4 глави 2.2 розділу II доповнено абзацом п’ятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1041/5 від 14.05.2010}

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, що здійснив державну реєстрацію акту цивільного стану;

прізвище, власне ім’я, по батькові особи, що здійснила державну реєстрацію, її посада;

відмітки;

б) відомості про нареченого та наречену:

прізвище до державної реєстрації шлюбу;

прізвище після державної реєстрації шлюбу;

ім’я;

по батькові;

дата народження;

місце народження (держава, область, район, місто/селище(село));

громадянство (зазначається словами, що є громадянином(кою) відповідної держави або особою без громадянства);

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);

{Підпункт «б» підпункту 2.2.4 пункту 2.2 розділу II доповнено новим абзацом дев’ятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3447/5 від 02.12.2016}

національність (у разі наявності відомостей в паперових носіях актових записів цивільного стану);

відомості про стосунок до військової служби (де перебуває на військовому обліку, назва міста та номер поштової скриньки військової частини, де він служить, не перебуває на військовому обліку) (за наявності);

місце проживання (держава, область, район, місто/селище (село), вулиця, будинок, квартира);

відомості про сімейний стан (у шлюбі не перебував(ла), удівець (удова) або розлучений(а));

відомості про паспорт або паспортний документ (назва документа, серія, номер, ким виданий, дата видачі);

в) відомості про розірвання шлюбу:

номер актового запису у відповідній книзі державної реєстрації;

дата складання;

назва органу, що склав актовий запис;

реєстраційний номер, за яким зареєстровано внесення до Реєстру відомостей про акт цивільного стану;

дата і номер рішення суду, повне найменування суду, яким постановлено рішення, найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, що реєстрував шлюб, який розірвано, номер актового запису та дата державної реєстрації шлюбу;

{Підпункт «в» пункту 2.2.4 глави 2.2 розділу II доповнено абзацом шостим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1487/5 від 18.08.2009; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012}

{Пункт 2.2.4 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 616/5 від 21.02.2017}

2.2.5. Запис у Реєстрі про розірвання шлюбу містить:

а) відомості щодо актового запису про розірвання шлюбу:

номер актового запису у відповідній книзі державної реєстрації актів цивільного стану;

дата складання актового запису;

відомості про поновлення актового запису;

відомості щодо актового запису про шлюб, який розривається (назва органу державної реєстрації актів цивільного стану, який зареєстрував шлюб, дата складання, номер актового запису у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, реєстраційний номер, за яким зареєстровано внесення до Реєстру відомостей про акт цивільного стану);

підстава державної реєстрації розірвання шлюбу;

кількість спільних неповнолітніх дітей (немає, одне, двоє, троє і так далі — числове значення словами);

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, що здійснив державну реєстрацію акту цивільного стану;

прізвище, власне ім’я, по батькові особи, що здійснила державну реєстрацію, її посада;

відмітки;

б) відомості про осіб, які розривають шлюб (чоловіка та дружину):

прізвище до розірвання шлюбу;

прізвище після розірвання шлюбу;

ім’я;

по батькові;

дата народження;

місце народження (держава, область, район, місто/селище(село)) зазначається у відмітках;

громадянство (зазначається словами, що є громадянином(кою) відповідної держави або особою без громадянства);

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);

{Підпункт «б» підпункту 2.2.5 пункту 2.2 розділу II доповнено новим абзацом дев’ятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3447/5 від 02.12.2016}

відомості про стосунок до військової служби (де перебуває на військовому обліку, назва міста та номер поштової скриньки військової частини, де він служить, не перебуває на військовому обліку) (за наявності);

місце проживання (держава, область, район, місто/село(селище), вулиця, будинок, квартира);

перебували у шлюбі (першому, другому, третьому і так далі — числове значення словами);

відомості про паспорт або паспортний документ (назва документа, серія, номер, ким виданий, дата видачі);

в) відомості про суму державного мита, що підлягає стягненню, та її сплату.

{Пункт 2.2.5 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 616/5 від 21.02.2017}

2.2.6. Запис у Реєстрі про зміну імені містить:

а) відомості щодо актового запису про зміну імені:

номер актового запису у відповідній книзі державної реєстрації актів цивільного стану;

дата складання актового запису;

відомості про поновлення актового запису;

відомості щодо актового запису про народження (назва органу державної реєстрації актів цивільного стану, який зареєстрував народження, дата складання, номер актового запису у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, реєстраційний номер, за яким зареєстровано внесення до Реєстру відомостей про акт цивільного стану);

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, що здійснив державну реєстрацію акту цивільного стану;

прізвище, власне ім’я, по батькові особи, що здійснила державну реєстрацію, її посада;

відмітки;

б) відомості про фізичну особу, яка змінює прізвище, власне ім’я, по батькові:

прізвище до зміни;

ім’я до зміни;

по батькові до зміни;

прізвище після зміни;

ім’я після зміни;

по батькові після зміни;

дата народження;

місце народження (держава, область, район, місто/селище(село));

громадянство (зазначається словами, що є громадянином(кою) України);

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);

{Підпункт «б» підпункту 2.2.6 пункту 2.2 розділу II доповнено новим абзацом одинадцятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3447/5 від 02.12.2016}

відомості про стосунок до військової служби (де перебуває на військовому обліку, назва міста та номер поштової скриньки військової частини, де він служить, не перебуває на військовому обліку);

місце проживання (держава, область, район, місто/селище(село), вулиця, будинок, квартира);

відомості про паспорт або паспортний документ (назва документа, серія, номер, ким виданий, дата видачі);

в) відомості про суму державного мита, що підлягає стягненню, та її сплату.

{Пункт 2.2.6 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 616/5 від 21.02.2017}

2.2.7. Запис у Реєстрі про усиновлення здійснюється таким чином:

а) при внесенні змін до паперового носія актового запису про народження усиновленої особи одночасно до його відомостей в Реєстрі вносяться дані, зазначені в рішенні суду:

про усиновлену особу:

прізвище, власне ім’я, по батькові після усиновлення;

дата і місце народження після усиновлення;

відомості про стосунок до військової служби (де перебуває на військовому обліку, назва міста та номер поштової скриньки військової частини, де він служить, не перебуває на військовому обліку) (за наявності);

про усиновителя (усиновителів):

прізвище, власне ім’я, по батькові;

дата і місце народження;

громадянство (зазначається словами, що є громадянином(кою) відповідної держави або особою без громадянства);

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);

{Підпункт «а» підпункту 2.2.7 пункту 2.2 розділу II доповнено новим абзацом десятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3447/5 від 02.12.2016}

повне найменування суду, яким ухвалено рішення, його дата і номер;

запис усиновителів батьками дитини (зазначається словами);

відомості щодо дати державної реєстрації народження після усиновлення у разі їх зміни при зміні дати народження.

Якщо рішення суду про усиновлення не передбачає будь-яких змін щодо усиновленої особи, її батьків, на паперовому носії актового запису про народження проставляється відмітка про те, що дитина усиновлена, із зазначенням повного найменування суду, яким ухвалене рішення, його дати і номера. Аналогічні відомості вносяться до Реєстру.

б) за наявності паперового носія актового запису про усиновлення запис у Реєстрі про усиновлення містить відомості:

відомості про актовий запис:

номер актового запису у відповідній книзі державної реєстрації актів цивільного стану;

дата складання актового запису;

відомості про поновлення актового запису;

відомості про скасування усиновлення, визнання усиновлення недійсним;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, що здійснив державну реєстрацію акту цивільного стану;

прізвище, власне ім’я, по батькові особи, що здійснила державну реєстрацію, та її посада;

відомості щодо актового запису про народження усиновленої особи (дата складання та номер актового запису в книзі державної реєстрації актів цивільного стану (до та після усиновлення), назва органу державної реєстрації актів цивільного стану, який зареєстрував народження);

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, що здійснив державну реєстрацію акту цивільного стану;

відмітки;

відомості про усиновлену особу:

прізвище, власне ім’я, по батькові до і після усиновлення;

дата і місце народження до і після усиновлення;

відомості про батьків дитини:

прізвище матері та батька;

ім’я матері та батька;

по батькові матері та батька;

національність матері та батька (у разі наявності відомостей в паперових носіях актових записів цивільного стану);

відомості про усиновителя (усиновителів):

прізвище, власне ім’я, по батькові;

національність (у разі наявності відомостей в паперових носіях актових записів цивільного стану);

місце проживання (держава, область, район, місто/селище (село), вулиця, будинок, квартира);

запис усиновителів батьками дитини (зазначається словами);

підстава запису про усиновлення:

повне найменування виконавчого комітету, державної адміністрації, якими ухвалено рішення, його дата і номер.

{Пункт 2.2.7 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 616/5 від 21.02.2017}

2.2.8. У разі позбавлення та поновлення батьківських прав до паперового носія актового запису про народження дитини та до його відомостей у Реєстрі вносяться:

відомості про осіб, позбавлених/поновлених у батьківських правах (прізвище, ім’я та по батькові батька або/та матері, які позбавлені або поновлені в батьківських правах);

повне найменування суду, яким ухвалено рішення, його дата і номер.

2.2.9. Перед анулюванням актового запису реєстратор перевіряє наявність відповідного актового запису цивільного стану в Реєстрі. У разі відсутності такого актового запису реєстратор уносить його до Реєстру.

При анулюванні актового запису цивільного стану до Реєстру вносяться відомості щодо дати та номера рішення суду, повного найменування суду, яким ухвалене рішення, або дати та номера висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану, серії, номера свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, яке не повернуто заявником.

{Абзац другий пункту 2.2.9 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012}

2.2.10. За допомогою Реєстру здійснюється облік виданих (отриманих) свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану; виданих витягів з Реєстру; осіб, позбавлених та/або поновлених у батьківських правах.

{Абзац перший пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

За допомогою Реєстру здійснюється формування відомостей про вилучені у зв’язку зі смертю документи та відомостей про померлих громадян, документи яких не здані, для подання до територіального підрозділу Державної міграційної служби України та до районного (міського) військового комісаріату; відомостей про громадян (виборців) для подання до Державного реєстру виборців; відомостей про померлих громадян для подання до територіальних органів Державної фіскальної служби України; відомостей про померлих громадян для подання органам праці та соціального захисту населення, територіальним органам Пенсійного фонду України; відомостей про померлих дітей для подання до органів праці та соціального захисту населення; відомостей про державну реєстрацію шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені військовозобов’язаних і призовників, а також про зміну інших даних цих осіб для подання до районного (міського) військового комісаріату; відомостей про зміну прізвища, власного імені, по батькові для подання до територіального органу Національної поліції України, територіального підрозділу Державної міграційної служби України, відомостей про свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, які не повернуто заявниками при анулюванні актових записів цивільного стану, для розміщення на веб-сайті Міністерства юстиції України; відомостей про виконані рішення суду про розірвання шлюбу, постановлені після набрання чинності Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану».

{Абзац другий пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012, № 14/5 від 06.01.2016, № 616/5 від 21.02.2017}

З Реєстру формується така сукупність відомостей:

а) про видані свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану:

період, за який сформована сукупність відомостей;

серія та номер свідоцтва;

дата видачі свідоцтва;

відомості про особу, яка отримала повторне свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану (прізвище, власне ім’я, по батькові);

{Підпункт «а» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II доповнено абзацом п’ятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1487/5 від 18.08.2009}

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, який видав свідоцтво;

відомості про посадову особу органу державної реєстрації актів цивільного стану, яка видала свідоцтво (прізвище, власне ім’я, по батькові та її посада);

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, яким підтверджено відповідність відомостей у Реєстрі та в паперовому носії актового запису цивільного стану, в разі видачі свідоцтва не за місцем державної реєстрації акту цивільного стану;

{Підпункт «а» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II доповнено новим абзацом восьмим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

відомості про посадову особу органу державної реєстрації актів цивільного стану, якою підтверджено відповідність відомостей у Реєстрі та в паперовому носії актового запису цивільного стану в разі видачі свідоцтва не за місцем державної реєстрації акту цивільного стану (прізвище, власне ім’я, по батькові, посада);

{Підпункт «а» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II доповнено новим абзацом дев’ятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, який сформував сукупність відомостей;

відомості про посадову особу, яка сформувала сукупність відомостей;

дата формування відомостей;

{Підпункт «а» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

б) про видані (отримані) витяги з Реєстру:

{Абзац перший підпункту «б» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

період, за який сформована сукупність відомостей;

номер та дата видачі витягу з Реєстру;

вид витягу;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану (органу державної влади, нотаріального округу чи державної нотаріальної контори), яким видано (отримано шляхом безпосереднього доступу) витяг;

{Абзац п’ятий підпункту «б» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3773/5 від 26.12.2016}

відомості про посадову особу, нотаріуса, якими видано (отримано шляхом безпосереднього доступу) витяг (прізвище, власне ім’я, по батькові, посада);

{Абзац шостий підпункту «б» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II в редакції Наказів Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016, № 3773/5 від 26.12.2016}

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, яким підтверджено відповідність відомостей у Реєстрі та в паперовому носії актового запису цивільного стану, у разі видачі витягу з Реєстру не за місцем державної реєстрації акту цивільного стану;

{Абзац сьомий підпункту «б» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 1041/5 від 14.05.2010, № 14/5 від 06.01.2016}

відомості про посадову особу органу державної реєстрації актів цивільного стану, якою підтверджено відповідність відомостей у Реєстрі та в паперовому носії актового запису цивільного стану у разі видачі витягу з Реєстру не за місцем державної реєстрації акту цивільного стану (прізвище, власне ім’я, по батькові, посада);

{Абзац восьмий підпункту «б» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 1041/5 від 14.05.2010, № 14/5 від 06.01.2016}

відомості про особу, що отримала витяг з Реєстру (прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи та місце її проживання, найменування юридичної особи);

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, який сформував сукупність відомостей;

відомості про посадову особу, яка сформувала сукупність відомостей;

дата формування відомостей;

{Підпункт «б» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

в) про осіб, позбавлених та/або поновлених у батьківських правах:

період, за який сформована сукупність відомостей;

прізвище, власне ім’я, по батькові особи, позбавленої, поновленої в батьківських правах;

найменування суду, яким ухвалене рішення про позбавлення, поновлення батьківських прав, дата та номер судового рішення;

прізвище, власне ім’я, по батькові, дата народження дитини, батьки/батько, матір якої позбавлені та/або поновлені в батьківських правах;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, яким зареєстровано народження дитини;

номер актового запису про народження у відповідній книзі державної реєстрації актів цивільного стану, дата його складання;

{Абзац сьомий підпункту «в» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1487/5 від 18.08.2009}

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, посадова особа якого внесла відомості до Реєстру;

відомості про посадову особу, якою унесено відомості до Реєстру (прізвище, власне ім’я, по батькові, посада);

{Абзац дев’ятий підпункту «в» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

дата запису відомостей в Реєстрі;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, який сформував сукупність відомостей;

відомості про посадову особу, яка сформувала сукупність відомостей;

дата формування відомостей.

{Підпункт «в» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

г) про вилучені документи та смерть осіб, документи яких не здані, для подання до територіального підрозділу Державної міграційної служби України та районного (міського) військового комісаріату:

{Абзац перший підпункту «г» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 616/5 від 21.02.2017}

період, за який сформована сукупність відомостей;

найменування документа, серія, номер, дата видачі, ким виданий;

військове звання (категорія) (призовник) (за наявності);

{Підпункт «г» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II доповнено новим абзацом четвертим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 616/5 від 21.02.2017}

прізвище, власне ім’я, по батькові, рік народження померлого;

{Підпункт «г» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II доповнено абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1487/5 від 18.08.2009}

останнє місце проживання померлого (за наявності);

{Підпункт «г» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II доповнено абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1487/5 від 18.08.2009}

дата державної реєстрації смерті та номер актового запису в книзі державної реєстрації актів цивільного стану;

{Підпункт «г» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II доповнено новим абзацом сьомим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 616/5 від 21.02.2017}

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, який сформував сукупність відомостей;

відомості про посадову особу, яка сформувала сукупність відомостей;

дата формування відомостей;

{Підпункт «г» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

ґ) відомості про громадян (виборців) для подання до Державного реєстру виборців:

період, за який сформована сукупність відомостей;

дані, передбачені формами подання відомостей про виборців, затверджених відповідною постановою Центральної виборчої комісії;

{Абзац третій підпункту «ґ» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012}

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, який сформував сукупність відомостей;

відомості про посадову особу, яка сформувала сукупність відомостей;

дата формування відомостей;

{Підпункт «ґ» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

д) відомості про померлих громадян для подання до територіальних органів Державної фіскальної служби України:

період, за який сформована сукупність відомостей;

дані, передбачені Порядком передачі відділами державної реєстрації актів громадянського стану державним податковим органам інформації про громадян, які померли, затвердженим спільним наказом Державної податкової адміністрації України та Міністерства юстиції України від 22 грудня 1997 року № 462/83/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22 грудня 1997 року за № 617/2421;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, який сформував сукупність відомостей;

відомості про посадову особу, яка сформувала сукупність відомостей;

дата формування відомостей;

{Підпункт «д» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

е) відомості про померлих громадян для подання органам праці та соціального захисту населення:

період, за який сформована сукупність відомостей;

дані, передбачені Порядком передання відділами державної реєстрації актів цивільного стану органам праці та соціального захисту населення інформації про громадян, які померли, затвердженим спільним наказом Міністерства праці та соціальної політики України, Міністерства юстиції України від 18 травня 2006 року № 188/43/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22 травня 2006 року за № 590/12464;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, який сформував сукупність відомостей;

відомості про посадову особу, яка сформувала сукупність відомостей;

дата формування відомостей;

{Підпункт «е» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

є) відомості про померлих дітей для подання до органу праці та соціального захисту населення:

період, за який сформована сукупність відомостей;

прізвище, власне ім’я, по батькові померлої дитини;

дата народження померлої дитини;

місце проживання померлої дитини (держава, область, район, місто/селище (село), вулиця, будинок, квартира) (у разі наявності відомостей в паперових носіях актових записів цивільного стану);

дата смерті дитини;

дата державної реєстрації смерті та номер актового запису в книзі державної реєстрації актів цивільного стану;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, яким подано відомості;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, який сформував сукупність відомостей;

відомості про посадову особу, яка сформувала сукупність відомостей;

дата формування відомостей;

{Підпункт «є» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

ж) відомості про померлих громадян для подання територіальним органам Пенсійного фонду України:

період, за який сформована сукупність відомостей;

прізвище, власне ім’я, по батькові померлої особи;

дата народження померлої особи;

дата смерті;

місце проживання померлої особи (держава, область, район, місто/селище (село), вулиця, будинок, квартира) (у разі наявності відомостей в паперових носіях актових записів цивільного стану);

дата державної реєстрації смерті та номер актового запису в книзі державної реєстрації актів цивільного стану;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, який сформував сукупність відомостей;

відомості про посадову особу, яка сформувала сукупність відомостей;

дата формування відомостей;

{Підпункт «ж» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

з) відомості про державну реєстрацію шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені, а також про зміну прізвища, імені, по батькові та інших даних військовозобов’язаних і призовників для подання до районного (міського) військового комісаріату:

{Абзац перший підпункту «з» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 616/5 від 21.02.2017}

період, за який сформована сукупність відомостей;

прізвище, власне ім’я, по батькові особи до державної реєстрації зміни імені, шлюбу, розірвання шлюбу, а також до зміни таких відомостей в актових записах цивільного стану;

{Абзац третій підпункту «з» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 616/5 від 21.02.2017}

прізвище, власне ім’я, по батькові особи після державної реєстрації зміни імені, шлюбу, розірвання шлюбу, а також після зміни таких відомостей в актових записах цивільного стану;

{Абзац четвертий підпункту «з» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 616/5 від 21.02.2017}

дата та (або) місце народження до зміни таких відомостей в актовому записі про народження;

{Абзац п’ятий підпункту «з» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 616/5 від 21.02.2017}

дата та (або) місце народження після зміни таких відомостей в актовому записі про народження;

{Підпункт «з» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II доповнено новим абзацом шостим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 616/5 від 21.02.2017}

місце проживання (держава, область, район, місто/селище (село), вулиця, будинок, квартира);

дата державної реєстрації зміни імені, шлюбу, розірвання шлюбу та номер актового запису цивільного стану в книзі державної реєстрації актів цивільного стану, відомості про інші підстави зміни прізвища, власного імені, по батькові, дати та місця народження;

{Абзац восьмий підпункту «з» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 616/5 від 21.02.2017}

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, який сформував сукупність відомостей;

відомості про посадову особу, яка сформувала сукупність відомостей;

дата формування відомостей;

{Підпункт «з» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

и) відомості про зміну фізичною особою прізвища, імені, по батькові для подання до територіального органу Національної поліції України:

період, за який сформована сукупність відомостей;

прізвище, власне ім’я, по батькові особи до державної реєстрації зміни імені;

прізвище, власне ім’я, по батькові особи після державної реєстрації зміни імені;

дата народження;

місце проживання (держава, область, район, місто/селище(село), вулиця, будинок, квартира);

дата державної реєстрації зміни імені та номер актового запису цивільного стану в книзі державної реєстрації актів цивільного стану;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, який сформував сукупність відомостей;

відомості про посадову особу, яка сформувала сукупність відомостей;

дата формування відомостей;

{Підпункт «и» пункту 2.2.10 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

і) про свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, які не повернуто заявниками при анулюванні актових записів цивільного стану:

період, за який сформована сукупність відомостей;

серія, номер, вид свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, який сформував сукупність відомостей;

відомості про посадову особу, яка сформувала сукупність відомостей;

дата формування відомостей;

{Пункт 2.2.10 глави 2.2 розділу II доповнено новим підпунктом «і» згідно з Наказом Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

ї) про рішення суду про розірвання шлюбу, постановлені після набрання чинності Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», на підставі яких проставлено відмітки в актових записах про шлюб:

період, за який сформована сукупність відомостей;

дата і номер рішення суду, повне найменування суду, яким постановлено рішення;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, який сформував сукупність відомостей;

відомості про посадову особу, яка сформувала сукупність відомостей;

дата формування відомостей.

{Пункт 2.2.10 глави 2.2 розділу II доповнено новим підпунктом «ї» згідно з Наказом Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

III. Порядок видачі витягів з Реєстру

3.1. Витяг з Реєстру видається реєстратором або отримується шляхом безпосереднього доступу незалежно від місця державної реєстрації акту цивільного стану та місця проживання заявника.

{Абзац перший пункту 3.1 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

Витяг з Реєстру формується автоматично за допомогою програмного забезпечення Реєстру. У випадку, визначеному в абзаці першому пункту 2.1.11 глави 2.1 розділу ІІ цієї Інструкції, витяг для отримання допомоги на поховання формується автоматично без використання Реєстру.

{Абзац другий пункту 3.1 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 247/5 від 24.02.2015, № 14/5 від 06.01.2016}

Витяг з Реєстру видається на білому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) без використання спеціального бланка, засвідчується підписом посадової особи та скріплюється печаткою відповідного відділу державної реєстрації актів цивільного стану. У випадку отримання витягу з Реєстру шляхом безпосереднього доступу такий витяг видається без засвідчення підписом та скріплення печаткою.

{Абзац третій пункту 3.1 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1235/5 від 27.04.2016}

Порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків документів Реєстру визначається Положенням про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 14 липня 2004 року № 67/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 14 липня 2004 року за № 878/9477 (із змінами).

3.2. На письмову заяву фізичної особи, визначеної у пунктах 13, 14 та абзаці п’ятому пункту 16 Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року № 1064 (далі — Порядок), видаються:

а) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження відповідно до статей 126, 133, 135 Сімейного кодексу України (додаток 1);

б) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження із зазначенням відомостей про батька відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України (додаток 2);

в) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію смерті (додаток 3);

г) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію шлюбу щодо підтвердження дошлюбного прізвища (додаток 4);

ґ) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію шлюбу (додаток 5);

д) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію шлюбу із зазначенням відомостей про другого з подружжя (додаток 6);

е) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію розірвання шлюбу (додаток 7);

є) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію зміни імені (прізвища, власного імені, по батькові) (додаток 8);

ж) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про внесення змін відповідно до статті 148 Сімейного кодексу України (додаток 9);

з) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про внесення змін у зв’язку з усиновленням (додаток 10);

и) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про внесення змін до актового запису цивільного стану (додаток 11);

і) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію встановлення батьківства (додаток 12).

Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію встановлення батьківства видається на підставі внесених до Реєстру даних щодо актового запису про встановлення батьківства;

ї) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану (додаток 13);

й) витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію усиновлення (додаток 24).

Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію усиновлення видається на підставі внесених до Реєстру даних щодо актового запису про усиновлення.

3.3. Для отримання допомоги на поховання при державній реєстрації смерті видається витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть для отримання допомоги на поховання (додаток 14), у разі втрати якого на письмову заяву фізичної особи реєстратором за місцем складання актового запису про смерть видається дублікат з позначкою «Дублікат».

{Пункт 3.3 розділу III в редакції Наказу Міністерства юстиції № 247/5 від 24.02.2015}

3.4. На письмові запити державних органів, органів місцевого самоврядування (їх посадових осіб), визначених в абзацах другому та третьому пункту 16 Порядку, та шляхом безпосереднього доступу видаються (отримуються):

{Абзац перший пункту 3.4 розділу III в редакції Наказу Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3773/5 від 26.12.2016}

а) повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян щодо актового запису про народження (додаток 15);

б) повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян щодо актового запису про смерть (додаток 16);

в) повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян щодо актового запису про шлюб (додаток 17);

г) повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян щодо актового запису про розірвання шлюбу (додаток 18);

ґ) повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян щодо актового запису про зміну імені (додаток 19);

д) повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян щодо актового запису про усиновлення (додаток 20);

е) повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян щодо актового запису про встановлення батьківства (додаток 21);

є) повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану (додаток 22).

Витяги, зазначені в підпунктах «а», «в» — «е» цього пункту, видаються також на письмову заяву фізичної особи, відомості про яку або про її малолітніх, неповнолітніх дітей містяться у відповідному актовому записі цивільного стану, чи на письмову заяву представника цієї особи, повноваження якого ґрунтуються на дорученні, посвідченому нотаріально.

У повному витязі з Реєстру щодо актового запису зазначаються всі відомості про певний вид актового запису, які містяться в Реєстрі на момент формування витягу, з переліком у хронологічному порядку всіх унесених змін та іншої інформації, а також відомості про всі видані свідоцтва.

Повні витяги з Реєстру, передбачені цим пунктом (крім повного витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану), видаються (надсилаються) державним органам, органам місцевого самоврядування (їх посадовим особам) разом із копіями паперових носіїв відповідних актових записів цивільного стану, якщо про це зазначено у письмовому запиті.

{Абзац дванадцятий пункту 3.4 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3773/5 від 26.12.2016}

3.5. На письмові запити державних органів (їх посадових осіб), визначених в абзаці четвертому пункту 16 Порядку, видаються витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження відповідно до статей 126, 133, 135 Сімейного кодексу України (додаток 1), а також витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження із зазначенням відомостей про батька відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України (додаток 2).

{Пункт 3.5 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3773/5 від 26.12.2016}

3.6. Для отримання витягів з Реєстру реєстраторові подається заява (запит) про надання витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян (додаток 23) (далі — заява (запит) про надання витягу з Реєстру), у якій (якому) зазначається одна з таких відомостей про фізичну особу, щодо якої видається витяг з Реєстру:

{Абзац перший пункту 3.6 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 247/5 від 24.02.2015, № 14/5 від 06.01.2016}

прізвище, власне ім’я, по батькові, дата та місце народження особи;

серія і номер свідоцтва про державну реєстрацію відповідного акту цивільного стану, дата його видачі;

реєстраційний номер, за яким зареєстровано внесення відомостей про акт цивільного стану.

Відповідна заява (запит) про надання витягу з Реєстру не подається у разі видачі при державній реєстрації смерті витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть для отримання допомоги на поховання та при державній реєстрації народження витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження із зазначенням відомостей про батька відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України.

{Пункт 3.6 розділу III доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

3.7. Заява (запит) про надання витягу з Реєстру подається заявником особисто або шляхом надсилання поштою.

3.8. Фізична особа під час особистого подання заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру пред’являє паспорт громадянина України або паспортний документ та у відповідних випадках документи, що підтверджують родинні чи сімейні стосунки.

Для отримання витягів з Реєстру про своїх родичів на підставі метричних записів, які були складені понад 75 років тому, але включені до об’єднаних книг, загальний строк зберігання яких у відділі ще не минув, фізична особа не пред’являє документи, що підтверджують родинні чи сімейні стосунки.

У разі подання заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру уповноваженою особою, крім документів, зазначених в абзаці першому цього пункту, пред’являється документ, що підтверджує її повноваження.

Посадова особа державного органу, органу місцевого самоврядування у разі особистого подання заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру пред’являє службове посвідчення та документ про підставу отримання витягу з Реєстру (із зазначенням відповідних норм закону та реквізитів справи (провадження).

{Абзац четвертий пункту 3.8 розділу III в редакції Наказу Міністерства юстиції № 3773/5 від 26.12.2016}

Посадова особа державного органу, визначеного в абзаці четвертому пункту 16 Порядку, пред’являє паспорт громадянина України, а також довіреність, що підтверджує її повноваження на отримання витягу з Реєстру.

3.9. До заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру фізичною особою додається документ про внесення плати за видачу витягу з Реєстру в розмірі, установленому постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року № 1064 «Про затвердження Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян» (зі змінами), крім осіб, визначених у пункті 16 Порядку.

3.10. Під час подання фізичною особою заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру шляхом надсилання поштою справжність підпису на ній заявника, а також вірність копій паспорта громадянина України або паспортного документа та документів, що підтверджують родинні чи сімейні стосунки, засвідчуються відповідно до Закону України «Про нотаріат».

У цьому випадку документи надсилаються поштою з описом вкладення.

У разі виявлення невідповідностей між документами, що були надіслані поштою, з описом вкладення до них, а також у разі відсутності копії паспорта громадянина України (паспортного документа) або документів, що підтверджують родинні чи сімейні стосунки, про внесення плати за видачу витягу з Реєстру реєстратор повертає заяву (запит) про надання витягу з Реєстру разом з документами, що додаються до неї, поштою з описом вкладення.

Відповідальність за достовірність відомостей, які містяться у документах, поданих для надання витягу з Реєстру, несе фізична особа.

У разі подання заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру шляхом надсилання поштою державними органами, органами місцевого самоврядування (їх посадовими особами) підпис заявника скріплюється печаткою відповідного органу.

{Абзац п’ятий пункту 3.10 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3773/5 від 26.12.2016}

3.11. Під час розгляду заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру реєстратор перевіряє наявність підстав для отримання заявником витягу з Реєстру та даних відповідного актового запису цивільного стану у Реєстрі. У разі відсутності відомостей такого актового запису реєстратор уносить їх до Реєстру.

Рішення про видачу витягу з Реєстру або про відмову в цьому реєстратор приймає в день надходження заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру за результатами безпосередньої перевірки відповідності відомостей у Реєстрі даним паперового носія актового запису цивільного стану або на підставі підтвердження реєстратора за місцем складання актового запису цивільного стану.

Для отримання підтвердження реєстратор направляє у день надходження заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру відповідний запит за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

Реєстратор за місцем складання актового запису цивільного стану перевіряє відповідність відомостей у Реєстрі даним паперового носія актового запису цивільного стану (у разі відсутності даних у Реєстрі попередньо вносить їх до Реєстру) та в день отримання запиту направляє підтвердження. Копія актового запису цивільного стану направляється, якщо про це зазначено у заяві (запиті).

Реєстратор видає витяг з Реєстру без підтвердження у разі зберігання актового запису цивільного стану на тимчасово окупованій території України.

{Пункт 3.11 розділу III доповнено новим абзацом п’ятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1517/5 від 10.09.2014; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3447/5 від 02.12.2016}

У разі отримання заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру поштовим зв’язком реєстратор не пізніше наступного робочого дня відправляє заявникові рекомендованим листом з описом вкладення витяг (відмову у видачі витягу).

3.12. Реєстратор видає витяг/повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану (додатки 13, 22) у разі відсутності паперових носіїв актового запису цивільного стану у відділі державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, а також відомостей про нього в Реєстрі. Запити для перевірки наявності актового запису цивільного стану у відповідному відділі державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальни управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі та підтверджень про результати перевірки направляються реєстратором у строки та у спосіб, зазначені в пункті 3.11 цього розділу.

{Пункт 3.12 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3447/5 від 02.12.2016}

3.13. При видачі витягу з Реєстру до Реєстру вносяться:

найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану, яким підтверджено відповідність даних у Реєстрі відомостям паперового носія актового запису цивільного стану або відсутність паперового носія актового запису;

відомості про посадову особу відділу державної реєстрації актів цивільного стану, якою підтверджено відповідність даних у Реєстрі відомостям паперового носія актового запису цивільного стану або відсутність паперового носія актового запису (прізвище, ім’я, по батькові, посада).

3.14. У видачі витягу з Реєстру може бути відмовлено у випадках, передбачених пунктом 18 Порядку.

3.15. Для отримання витягу з Реєстру шляхом безпосереднього доступу до нього у випадках, передбачених законом, зазначається одна з таких відомостей про фізичну особу, щодо відомостей про яку видається витяг з Реєстру (ідентифікатор пошуку):

прізвище, ім’я та по батькові, дата та місце народження особи, щодо відомостей про яку отримано запит;

серія і номер свідоцтва про державну реєстрацію відповідного акта цивільного стану, дата його видачі;

реєстраційний номер, за яким зареєстровано внесення відомостей про акт цивільного стану.

Пошук у Реєстрі відомостей здійснюється автоматично за допомогою програмного забезпечення Реєстру за принципом повного збігу зазначеного ідентифікатора пошуку або повного збігу усіх ідентифікаторів пошуку в разі здійснення пошуку за декількома ідентифікаторами.

Для отримання витягу з Реєстру шляхом безпосереднього доступу до Реєстру обов’язково вносяться відомості про підставу отримання витягу (відповідні норми закону та реквізити справи (провадження)).

Доступ посадових осіб державних органів, нотаріусів до Реєстру здійснюється з використанням електронного цифрового підпису, сумісного з програмним забезпеченням цього Реєстру.

{Абзац сьомий пункту 3.15 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3773/5 від 26.12.2016}

Посадова особа державного органу, нотаріус вживають заходів щодо забезпечення зберігання, запобігання несанкціонованому доступу та поширенню інформації з Реєстру, отриманої шляхом безпосереднього доступу до нього, відповідно до законодавства.

{Пункт 3.15 розділу III доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3773/5 від 26.12.2016}

Забороняється надавати іншим особам за їх зверненням інформацію з Реєстру, отриману шляхом безпосереднього доступу до нього, крім випадків, передбачених законом.

{Пункт 3.15 розділу III доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3773/5 від 26.12.2016}

{Розділ III доповнено новим пунктом 3.15 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

{Розділ III в редакції Наказу Міністерства юстиції № 921/5 від 13.06.2014}

  1. Прикінцеві положення

4.1. Відомості про народження фізичної особи та її походження, усиновлення, позбавлення та поновлення батьківських прав, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, які містяться в книгах державної реєстрації актів цивільного стану і метричних книгах, що зберігаються в архівах відділів державної реєстрації актів цивільного стану, підлягають обов’язковому внесенню до Реєстру у вигляді, межах та обсягах, наведених у відповідних книгах.

4.2. Запис у Реєстрі відомостей паперового носія актового запису про встановлення батьківства містить:

4.2.1. Відомості актового запису:

номер актового запису в Реєстрі;

дата внесення до Реєстру;

номер актового запису у відповідній книзі державної реєстрації актів цивільного стану;

дата складання актового запису;

відомості про поновлення актового запису;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, що здійснив державну реєстрацію встановлення батьківства;

прізвище, власне ім’я, по батькові особи, що здійснила державну реєстрацію, її посада;

дата складання та номер актового запису про народження у відповідній книзі державної реєстрації актів цивільного стану;

найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, що здійснив державну реєстрацію народження;

відмітки.

4.2.2. Відомості про дитину:

прізвище, власне ім’я, по батькові;

стать;

дата народження;

місце народження (держава, область, район, місто/селище (село));

прізвище, власне ім’я, по батькові після встановлення батьківства.

4.2.3. Відомості про батьків дитини:

прізвище, власне ім’я, по батькові;

дата народження;

громадянство (зазначається словами, що є громадянином(кою) відповідної держави, особою без громадянства);

національність (у разі наявності відомостей в паперових носіях актових записів цивільного стану);

місце проживання (держава, область, район, місто/селище (село), вулиця, будинок, квартира);

відомості про паспорт або паспортний документ (назва документа, серія, номер, ким виданий, дата видачі).

4.2.4. Відомості про заявника:

прізвище, власне ім’я, по батькові;

місце проживання (держава, область, район, місто/селище(село), вулиця, будинок, квартира);

4.2.5. Відомості про свідоцтво про встановлення батьківства:

серія та номер свідоцтва;

дата видачі свідоцтва;

серія та номер повторно виданих свідоцтв, дата їх видачі.

4.3. Унесення до Реєстру відомостей, передбачених пунктом 4.1 цієї Інструкції, здійснюється з моменту впровадження Реєстру в такій послідовності:

4.3.1. У першу чергу — актових записів про народження.

4.3.2. У другу чергу — актових записів про шлюб та зміну імені.

4.3.3. У третю чергу — актових записів про смерть.

4.3.4. У четверту чергу — актових записів про розірвання шлюбу.

4.3.5. У п’яту чергу — актових записів про усиновлення та встановлення батьківства.

Унесення відомостей, передбачених пунктами 4.3.1-4.3.5 цієї Інструкції, необхідно здійснювати, починаючи з 1995 року, у зворотному хронологічному порядку, повертаючись у минуле до 1950 року включно.

4.3.6. У шосту чергу — усіх інших актових записів цивільного стану в тому самому порядку, починаючи з 1996 року до моменту впровадження Реєстру.

{Підпункт 4.3.6 пункту 4.3 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 170/5 від 24.01.2013}

4.3.7. У сьому чергу — усіх інших актових записів цивільного стану в тому самому порядку, починаючи з 1949 року, у зворотному хронологічному порядку до 1945 року включно.

{Пункт 4.3 розділу IV доповнено новим підпунктом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 170/5 від 24.01.2013}

4.4. Перед унесенням до Реєстру відомостей, передбачених пунктом 4.1 цієї Інструкції, посадові особи районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділів державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції провадять перевірку перших примірників актових записів цивільного стану з другими примірниками актових записів цивільного стану за аналогічний період, що перебувають на зберіганні в архівах відділів державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, а також наявність відомостей актових записів цивільного стану в Реєстрі.

{Абзац перший пункту 4.4 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 1607/5 від 02.08.2013, № 14/5 від 06.01.2016}

Реєстратори відділів державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в Автономній Республіці Крим, головних територіальних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі уносять відомості, передбачені пунктом 4.1 цієї Інструкції, лише в разі, якщо у відділах державної реєстрації актів цивільного стану відсутні перші примірники актових записів цивільного стану за цей період.

{Пункт 4.4 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3447/5 від 02.12.2016}

4.5. Відомості, передбачені пунктом 4.1 цієї Інструкції, уносяться до Реєстру з позначкою «Архівний». При цьому номер актового запису цивільного стану в Реєстрі та дата його внесення, які присвоюються в Реєстрі автоматично, посадова особа відділу державної реєстрації актів цивільного стану зазначає у графі «Для відміток» паперового носія цього актового запису. Про особисті підписи заявника (батька та/або матері, свідків), проставлені у графах паперових носіїв актових записів цивільного стану, зазначається в графі «Для відміток» Реєстру словами «Даний актовий запис підписано __________ (батьком та/або матір’ю, свідками)».

{Абзац перший пункту 4.5 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

У разі, якщо відомості актових записів цивільного стану, зазначених у пункті 1 цього розділу, складені недержавною мовою, у даних Реєстру обов’язково зазначається мова, якою складено паперовий носій цих записів. До відомостей у Реєстрі таких актових записів (непаперові носії) посадовою особою відділу державної реєстрації актів цивільного стану може бути внесено зміни на підставі заяви фізичної особи, яка має право на отримання повторного свідоцтва, витягу з Реєстру та при пред’явленні паспорта з урахуванням його даних, викладених українською мовою. У цьому разі до Реєстру вносяться дані щодо посадової особи (прізвище, ім’я, по батькові, посада, найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану), якою внесено зміни, а також підстава таких змін та дата їх унесення.

{Абзац другий пункту 4.5 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016}

Якщо паперовий носій актового запису цивільного стану зберігається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, розташованому на тимчасово окупованій території Донецької та Луганської областей, зміни, передбачені абзацом другим цього пункту, вносяться до Реєстру відділами державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації  відповідних головних територіальних управлінь юстиції у Донецькій та Луганській областях. У разі якщо паперовий носій актового запису цивільного стану зберігається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, розташованому на тимчасово окупованій території Автономної Республіки Крим, такі зміни вносяться відділом державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Херсонській області.

{Пункт 4.5 розділу IV доповнено новим абзацом третім згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 3447/5 від 02.12.2016}

При державній реєстрації розірвання шлюбу, крім відомостей актового запису про розірвання шлюбу, до Реєстру вносяться відомості актового запису про шлюб, що розривається (за відсутності такого запису в Реєстрі), з позначкою «Архівний» та з відомостями про його розірвання.

{Абзац четвертий пункту 4.5 розділу IV виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 1041/5 від 14.05.2010}

4.6. Головні територіальні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі надають адміністратору Реєстру та/або його регіональним філіям відомості щодо змін у складі (найменуванні) органів державної реєстрації актів цивільного стану впродовж двох робочих днів з моменту таких змін.

{Пункт 4.6 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 1607/5 від 02.08.2013, № 3447/5  від 02.12.2016}

 

Директор Департаменту

у справах цивільного

стану громадян

 

 

 

В.В. Кунда

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

© 2018 Джерело отриманої інформації: ern.minjust.gov.ua.
Відповідно до ч. 2 ст. 10-1 Закону України "Про доступ до публічної інформації". Будь-яка особа може вільно копіювати, публікувати, поширювати, використовувати, у тому числі в комерційних цілях, у поєднанні з іншою інформацією або шляхом включення до складу власного продукту, публічну інформацію у формі відкритих даних з обов'язковим посиланням на джерело отримання такої інформації.